W tym wpisie poznasz zasadę dwóch minut, która pomoże Ci szybko przechodzić przez zadania i robić postępy w danym temacie.
Zasada dwóch minut to bardzo prosta i efektywna metoda zarządzania czasem. Od lat w różnych formach można ją znaleźć w literaturze poświęconej rozwojowi osobistemu, ale mocno spopularyzował ją dopiero David Allen w bestsellerowej książce „Getting Things Done”.
Zasada dwóch minut mówi, że „jeśli czynność, jaką należy wykonać, nie zajmie więcej niż dwie minuty, powinno się ją natychmiast wykonać”.
Choć oczywiście są wyjątki od tej reguły. O nich jednak za chwilę. Najpierw omówmy działanie tej zasady.
Wyobraź sobie, że otrzymujesz zadanie: proste, łatwe, trwające maksymalnie 120 sekund, do wykonania mailowo, telefonicznie lub bezpośrednio. Zwykle jego wykonanie odblokowuje jakiś dalszy proces w firmie np. ktoś otrzymuje od Ciebie materiały do swojej dalszej pracy nad wspólnym projektem. Albo otrzymuje informację o loginie i haśle do miejsca, w którym są one potrzebne. Albo dostaje od Ciebie akceptację na zakup oprogramowania, tuszu do drukarki itd. Gdybyś chciał zapisywać sobie, że chcesz zrobić to zadanie w przyszłości, to musiałbyś je gdzieś zanotować i po jakimś czasie wrócić do tej notatki, przypomnieć sobie cały kontekst rozmowy, czasami zadzwonić, by ponownie zapytać o szczegóły, i zrobić, co trzeba. Mało tego – jeżeli zostawisz taką drobną sprawę w pamięci, to albo nie będziesz się mógł skoncentrować, bo w kółko będziesz o niej myślał, albo po prostu o niej zapomnisz. Poświęciłbyś na notatki, rozkojarzenie i wracanie do tej sytuacji prawdopodobnie więcej czasu niż te dwie minuty, dlatego lepiej wykonać tę pracę od razu.
Ćwiczenie na dziś.
Spójrz na swoje biurko i maila. Zobacz, które z zadań zajmą Ci około dwóch minut lub mniej. Masz do napisania krótką wiadomość? Ktoś czeka na materiały? Masz parę kontaktów z wizytówek do przepisania? Musisz odnieść umowy do działu prawnego? Udostępnić Google Analytics albo fanpage na Facebooku, a może podać kwotę przychodu za ostatni miesiąc? To wszystko są zadania, które zajmą Ci chwilę, a sprowadzą na Ciebie solidne poczucie satysfakcji. Przecież zrobiłeś serię naprawdę pożytecznych rzeczy!
A teraz trochę o wyjątkach od tej reguły.
Zdarzają się sytuacje, w których ścisłe przestrzeganie zasady dwóch minut przynosi efekty odwrotne od zamierzonych. Przykładem jest sytuacja, w której zajmujesz się czymś, co wymaga od Ciebie zaangażowania lub kreatywności. Przerywanie takiego zadania nie jest efektywne. Co z tego, że załatwisz jakąś nagłą sprawę w dwie minuty, skoro przerwiesz jakiś większy projekt i zanim wrócisz na ten sam poziom koncentracji i ponownie „wejdziesz w temat”, minie – według badań – około 20 minut? Zadania otrzymane mailowo wystarczy otworzyć później. Zadania otrzymane bezpośrednio oraz telefonicznie mogą jednak sprawić problem, jeśli masz kłopoty z asertywnością. Powiedz wówczas koledze lub koleżance z pracy „wyślij mi, proszę, SMS-em lub mailem, co mam zrobić. Zajmę się tym, jak skończę to, co teraz robię”. W ostateczności, jeśli Twój przełożony się uprze, zanotuj jednym zdaniem na kartce obok w paru słowach, co trzeba zrobić, np. „hasło do systemu dla szefowej” albo „mail z ofertą do klienta X”. Postaraj się zrobić to w 10 sekund i wrócić do tego zadania po zakończeniu prac nad obecnym projektem.
Pamiętaj, że zasada dwóch minut nie może być wymówką prowadzącą do odwlekania realizacji większych zadań. Nie używaj jej więc wtedy, gdy służy do nie zrobienia innych rzeczy!
O zasadzie 2 minut więcej mówię w Business Skills Academy
Zawodowo jestem najbardziej dumny z TEGO i TEGO.
Wierzę, że rozwój wynika ze zrozumienia.
Od ponad 10 lat związany jestem ze szkoleniami oraz konsultingiem. Pomagam firmom budować know-how i uczę pracować efektywnie i wydajnie.
