![Jakie problemy rozwiązuje utworzenie Know-How? [2/12]](https://biznesity.pl/wp-content/uploads/2021/01/360_F_188454161_gxNMS3ACLomFAmBufhqgnK6pFX3QLAzr.jpg)
Jest to wpis nr 2 (z 12) związanych z budową Know-How organizacji.
Gorąco rekomenduję przeczytać ją w formie darmowego Kursu online zapisując się na niego NA TEJ STRONIE.
Część 1 – KLIK
———-
W tym wpisie pomogę Ci zrozumieć jakie problemy z którymi codziennie się borykasz można rozwiązać z pomocą właściwego opisanego Know-How.
Wiele osób pyta na starcie: „ok, rozumiem, że będę miał gotowy plik tekstowy z opisem, ale jak mam go tak właściwie używać?”. Wątpliwości w tym przypadku są normalne – z mojego doświadczenia wiele osób spotkało się z opisem procesów w jakiejś formie. Czasem tekstowej, czasem w formie prezentacji korporacyjnej – niejednokrotnie jednak okazywało się, że materiał przekazywał ogólną wizję lub wersję daleką od rzeczywistości. W konsekwencji wiele osób nie docenia znaczenia właściwych opisów. Fundamentalne założenie związane z budowaniem Know-How powinno być następujące:
Know-How jest praktycznym narzędziem służącym do gromadzenia wiedzy o firmie w taki sposób, aby w każdej chwili mógł on zostać wykorzystany do wdrożenia nowego pracownika lub nowej roli dla pracownika, stanowił przejrzystą bazę wiedzy, a także wyjaśniał sposób funkcjonowania firmy, poszczególnych stanowisk oraz szczegółowego sposobu działania dla pracowników.
Co daje spisanie Know-How? Oto najważniejsze korzyści:
1. Spojrzenie holistyczne na dział / firmę.
Wszystkie poradniki biznesowe mówią, by pracować NAD firmą, a nie W firmie. Ale w jaki sposób pracować nad firma, jeśli nie mamy jej pełnego obrazu? Jeśli nie widzimy wzajemnych powiązań pomiędzy zadaniami, pracownikami, informacjami które przez nią przepływają? Dlatego tak ważne jest, by zadać sobie pytania o to:
– w jaki sposób dziś widzimy naszą firmę/dział?
– czy nasz punkt widzenia jest potwierdzony rzeczywistością – tj. czy faktycznie tak jak go widzimy, tak samo działa,
– czy potrafimy się zdystansować od tego obrazu, by obudzić w sobie zarówno część kreatywną, która będzie mieć pomysły jak pracować nad zmianami na lepsze, ale również część analityczną, która umieści kreatywne działania w konstruktywnych ramach.
Tworząc Know-How uczymy się dystansu i płynnego przechodzenia z ogólnego poziomu działania firmy (na którym opisujemy kto i czym się zajmuje) na bardzo szczegółowy (jak, kiedy i dlaczego to robi).
2. Precyzyjna wiedza dot. Kluczowych czynników sukcesu oraz wymagań dla pracowników.
Co tak naprawdę różni tych najlepszych pracowników, od tych którzy radzą sobie średnio lub wcale? Jak to możliwe, że mając te same produkty, jeden handlowiec potrafi wygenerować 4, a nawet 5-krotność tego, co handlowiec średni lub mało efektywny? Pracując nad Know-How będziesz znajdywać drobne różnice w zachowaniach, sposobie myślenia, prowadzenia rozmowy oraz dbałości o szczegóły. Wspomniane drobne różnice okażą się niezwykle ważne, gdy chodzi o wyniki. To one będą Waszym „sekretnym sosem”, który sprawia, że całość jest o wiele lepsza. Budując Know-How, będziesz znajdywać przepisy na sukces, których możesz uczyć pozostałych pracowników.
3. Uproszczone wdrożenie nowych pracowników.
Wyniki poniższych badań są przygnębiające:
W ciągu pierwszych 45 dni od zatrudnienia z pracy rezygnuje ponad 20 proc. pracowników, a ponad 50 proc. odchodzi w trakcie pierwszych czterech miesięcy. Tymczasem, 91 proc. osób przyjętych do pracy pozostaje w niej dłużej, jeśli w pierwszym okresie, trwającym około 3-6 miesięcy zostaną właściwie wsparci przez zespół oraz liderów.
Szacuje się bowiem, że aby w pełni zintegrować się z grupą i poczuć się pewnie na nowym stanowisku, adept potrzebuje od 3 do 6 miesięcy. Nie bez przyczyny, w Polsce 3 miesiące trwa zazwyczaj tzw. okres próbny, będący swego rodzaju sprawdzianem, czy pracownik poradzi sobie z delegowanymi przez pracodawcę zadaniami.
Wiesz, dlaczego są dla mnie przygnębiające? Bo rekrutacja wykonana po odpowiednim przygotowaniu procesu wdrożeniowego bardzo ułatwia zarówno integracje, jak i wejście w tryby, których firma pożąda. To olbrzymie środki finansowe i czasowe, które mogą pracować dla Ciebie.
4. Łatwiejsza rozbudowa działu / firmy.
Mając przed sobą mapę firmy/działu, jesteś w stanie precyzyjnie oszacować:
– w jakim punkcie firma ma opóźnienia / wąskie gardło,
– jakich procesów w firmie brakuje, i ile czasu powinny zajmować,
– czego nie robicie, a co warto choćby przetestować (np. nowe kanały komunikacji z klientami, nowe projekty, nie wykorzystywane okazje do stworzenia nowych produktów / pozyskania środków na innowacje).
Mając tą wiedzę czarno na białym, jesteś w stanie rozbudować poszczególne procesy – najpierw na mapie – widząc wszystkie zależności pomiędzy nowym procesem a pracą zespołu, a później w rzeczywistości.
5. Dodatkowy czas wynikający z możliwości delegowania obowiązków wewnątrz działu/firmy.
Wielu kierowników i przedsiębiorców wychodzi z założenia, że jeśli czegoś sami nie zrobią, wówczas nie będzie to zrobione poprawnie. Z pewnością w jakiejś mierze mają rację – ważny klient może chcieć rozmawiać z prezesem/dyrektorem, zatwierdzenie strategii może wymagać 20-letniego doświadczenia w branży i zauważania subtelnych trendów rynkowych, a nabywane przez lata zdolności sprzedażowe będą przeważającym argumentem w kluczowych negocjacjach. No dobrze, jednak zdecydowana większość zadań może być w całości lub częściowo oddelegowana na pracowników pod warunkiem, że:
a) osoba delegująca dobrze zna cały proces i potrafi go opisać w taki sposób, by mógł być powtórzony przez pracownika,
b) pracownik wie, na co dokładnie powinien zwrócić uwagę przejmując zadanie.
Niestety, punkt a) zdarza się bardzo rzadko, ponieważ częściej nasze kompetencje są zautomatyzowane i nieuświadomione, a polecenia „zrób to dokładnie” albo „wysłuchaj klienta” są mało precyzyjne, by skutecznie zdelegować zadanie. Tworząc Know-How będziesz w stanie oddać większą część pracy innym, i zając się rzeczami, które naprawę się liczą.
6. Bezpieczeństwo i stabilność.
Kluczowy pracownik zdecydował się odejść? Potrzebujesz wyjechać na dłuższy urlop, i nie wiesz czy osoby w Twoim zespole poradzą sobie bez Ciebie? Chcesz zminimalizować ryzyko nieudanej rekrutacji i wiedzieć, że przytrafiająca się rotacja nie wpływa silnie na jakość obsługi klientów? Jeśli Twoja odpowiedź na jedno z tych pytań brzmi „tak”, to tym bardziej budowa Know-How jest dla Ciebie. Pomoże zastąpić ważnych pracowników, bez utraty całej ich wiedzy. Pomoże Ci zrozumieć, jakie zadania powinien mieć zatrudniany pracownik i jak zagwarantować sobie możliwie wysoki poziom obsługi klienta, nawet przy dużej rotacji pracowników.
Ćwiczenie: Odpowiedz pisząc na szymon@biznesity.pl, jaka korzyść z wymienionych powyżej jest dla Ciebie najważniejsza. Jestem bardzo ciekaw. Jeśli coś innego niż wymienionego wyżej przychodzi Ci do głowy – również chętnie przeczytam Twoją opinię.
Absolutnie najważniejszym elementem budowania Know-How jest mapowanie procesów. Od tego wszystko się zaczyna, i z tego wszystko wynika na późniejszym etapie. Dlatego już w kolejnym wpisie rozpoczniemy najważniejszą umiejętność budowania Know-How. Bądź na bieżąco! -> Przejdź do trzeciego artykułu.
Zawodowo jestem najbardziej dumny z TEGO i TEGO.
Wierzę, że rozwój wynika ze zrozumienia.
Od ponad 10 lat związany jestem ze szkoleniami oraz konsultingiem. Pomagam firmom budować know-how i uczę pracować efektywnie i wydajnie.
