W tym wpisie zajmiemy się uporządkowaniem Twojej listy TO DO według paru ważnych kryteriów. Pomoże Ci to zachować płynność pracy, szybciej będziesz kończył obecne projekty i nie będziesz poświęcał swojej liście TO DO dużej ilości czasu.
Badania LinkedIn mówią, że 63% profesjonalistów tworzy listy TO DO. Niestety tylko 11% deklaruje zakończenie zadań, które planuje na dany dzień. Co jednak bardziej zadziwiające, 30–60% zadań z listy TO DO nie zostaje nigdy wykonana. Te ostatnie dane pochodzą od firm dostarczających aplikacje do zarządzania zadaniami. Listy TO DO w większości przypadków nie są dobrym rozwiązaniem. Nie jest to jednak wina samych list, lecz bardziej tego, w jaki sposób je tworzymy i nimi zarządzamy.
Bardzo istotnym jest, aby wszystko ze swojej głowy wyrzucić albo na papier, albo do specjalnych aplikacji, które pomagają Ci pamiętać o zadaniach. Dzięki takiemu działaniu łatwiej pozostać skoncentrowanym na obecnie wykonywanych czynnościach oraz mieć nad wszystkim kontrolę. Wtedy wszystkie zadania możesz rozpocząć spisywać w listy, które będą praktyczne, przejrzyste i pomocne. Do tego jednak musimy wyciągnąć wnioski z błędów, które ludzie na całym świecie popełniają, tworząc swoje listy zadań.
- Jeśli spisujesz regularnie wszystkie zadania do zrobienia, prawdopodobnie w pewnym momencie przytłoczy Cię ich liczba. Z jednej strony dochodzą kolejne, z drugiej strony te wcześniejsze znikają wolniej, niż myślałeś. Zamiast Ci pomagać, lista TODO zaczyna Cię prześladować, a końca nie widać. To błąd.
O ile posiadanie listy rzeczy do zrobienia jest fantastycznym pomysłem, to nie powinieneś każdego dnia widzieć jej całej, lecz jedynie najpilniejsze i priorytetowe rzeczy. Oznacza to, że powinieneś podzielić swoją listę na zadania dotyczące:
- najbliższego czasu obejmującego dwa dni,
- najbliższego tygodnia,
- dalszego okresu,
- planów długoterminowych .
Tym sposobem przed Twoimi oczami będzie tylko parę najbliższych zadań, a w połowie dnia już część będzie odhaczona jako ukończona. Prawda, że o wiele przyjemniej jest tworzyć taką listę? Pozostałe zadania powinieneś ukryć, schować, przenieść na inną listy itd., w zależności od tego jaki będzie nowy termin ich wykonania.
Podsumowanie: pierwszy błąd – długa i demotywująca lista TODO. Rozwiązanie: stworzyć podział na parę list i zajmować się tylko listą priorytetów na najbliższy czas.
- Kolejną kwestią jest wybranie właściwych zadań na listę TO DO dotyczącą najbliższych dni. Sugeruję Ci nie prowadzić listy TO DO z perspektywy zadań na dzisiaj, zadań na jutro itd.,tylko ustalać kolejność zadań do zrobienia na liście, która dotyczy najbliższego czasu. Tym sposobem unikniesz frustracji, w której na koniec dnia okazuje się, że nie zrobiłeś nawet 10% planu bo na Twojej liście pojawiły się w ostatniej chwili bardzo pilne zadania do natychmiastowego wykonania. Wystarczy, że wpiszesz taki projekt na swoją listę i odhaczysz go jako zrobiony priorytetowo,np. na prośbę zarządu. I gotowe – widzisz swój progres, a lista nie jest przeterminowana, nadal zawiera zadania do zrobienia w najbliższym czasie.
Podsumowanie: drugi błąd – prowadzenie listy na dziś i ciągłe jej rekonfigurowanie. Rozwiązanie: skoncentrowanie się na liście zadań do wykonania w najbliższym czasie.
- Częstym błędem jest również złe zapisywanie zadań na liście TO DO. Warto tu wspomnieć o metodzie SMARTER, w której cele są konkretne, mierzalne, ambitne, realistyczne, określone w czasie, ekscytujące i zapisane. Nie musisz bardzo szczegółowo zapisywać każdego celu z listy TO DO – szkoda czasu. Nie możesz jednak formułować cełow w taki sposób jak: „pracować nad prezentacją” albo „obdzwonić klientów”. To zbyt ogólne. Nie wiadomo, czy zrobisz jeden, czy 30 slajdów, czy obdzwonisz dwóch, czy 50 klientów.
Podsumowanie: trzeci błąd – źle opisane zadania. Rozwiązanie: użycie zasad związanych z poprawnym wyznaczaniem celów.
Zastosuj dzisiejszą wiedzę w swoim planowaniu, i koniecznie podziel się w komentarzu tym, jak Ci poszło.
W kolejnym kroku sprawdź drugą część poświęconą listom TO DO.
Zawodowo jestem najbardziej dumny z TEGO i TEGO.
Wierzę, że rozwój wynika ze zrozumienia.
Od ponad 10 lat związany jestem ze szkoleniami oraz konsultingiem. Pomagam firmom budować know-how i uczę pracować efektywnie i wydajnie.
