Pierwsza część wpisu dostępna TUTAJ
Badania LinkedIn mówią, że 63% profesjonalistów tworzy listy TO DO. Niestety tylko 11% deklaruje zakończenie zadań, zaplanowanych dany dzień. Co jednak bardziej zadziwiające: aż 30–60% zadań z list TO DO nie zostaje nigdy wykonana. Wczorajsza i dzisiejsza lekcja mają na celu wprowadzenie takich zmian do Twojego systemu zarządzania listami, żebyś był w stanie wyciągnąć z nich jak najwięcej dla siebie. Omówiliśmy już trzy błędy popełniane podczas planowania, a dziś omówimy kolejne.
4. Czwartym błędem jest wiara w to, że lista TO DO będzie kiedyś pusta. Dopóki pracujesz i prowadzisz jakąkolwiek karierę zawodową, Twoja lista nigdy nie będzie pusta. Zawsze będzie na niej wiele do zrobienia. Niektórzy mają przekonanie, że celem jest wyczyszczenie listy TO DO do zera. To nie jest możliwe. Możesz co najwyżej zrobić zadania przeznaczone na dany dzień lub pewien okres. Ale jeśli je już wykonasz, wówczas powinieneś dopisać kolejne zadania. Jeśli przytrafiła Ci się sytuacja, w której faktycznie Twoja lista TO DO stała się pusta, oznacza to, że albo Twoja firma zbyt wolno się rozwija, albo najzwyczajniej w świecie nie jesteś jej aż tak potrzebny.
Podsumowanie: czwarty błąd – chęć wyczyszczenia listy zadań. Rozwiązanie – radość z posiadanej listy zadań.
- Kolejnym błędem jest unikanie zadań, które są dla Ciebie nieprzyjemne. Na pewno pamiętasz lekcję pt. „Zjedz tę żabę”. Opowiadałem w niej o korzyściach z robienia na starcie rzeczy najtrudniejszych. Szczerze mówiąc, jest to najlepsze rozwiązanie. Po prostu zacznij od tego, zrób to i odetchnij z ulgą – to jest już za Tobą.
Podsumowanie: piąty błąd – unikanie nieprzyjemnych zadań. Rozwiązanie – wykonanie najgorszych zadań już na samym początku.
- Następny błąd – niewłaściwe zarządzanie deadline’ami. Część zadań na liście powinna mieć swój termin. Nie oznacza to jednak terminu ostatecznego na oddanie zadania, lecz takiego, który będzie wcześniejszy. Czasami nawet dużo wcześniejszy. Przypomnij sobie matrycę Eisenhowera, która opowiada o rzeczach ważnych i pilnych, ważnych i niepilnych, nieważnych i pilnych oraz nieważnych i niepilnych. Zgodnie z tą matrycą powinieneś starać się realizować zadania przede wszystkim na etapie, gdy są ważne i niepilne. Wówczas nie ryzykujesz tym, że robisz je na ostatnią chwilę, inne zadania przekładasz na kolejne terminy i w ten sposób unikasz tego, że w stresie ratujesz sytuację kryzysową. Jeśli wiesz, że za parę miesięcy masz wystąpienie publiczne, prezentację do niego przygotuj np. tydzień przed wydarzeniem. Jeśli pracujesz nad dużą kampanię marketingową, dostarcz swoje teksty, grafiki i wszystkie rzeczy, za jakie odpowiadasz, na minimum parę dni przed startem. Zawsze miej bufor czasu na poprawki i nieprzewidziane komplikacje.
Podsumowanie: szósty błąd – brak deadline’ów przy zadaniach. Rozwiązanie: dodaj daty końcowe do wszystkich tasków, które powinny je posiadać. Pamiętaj jednak, że nie w każdym przypadku trzeba to robić.
- Ostatni błąd dotyczy delegowania. A właściwie jego braku. Być może część zadań na Twojej liście nie powinna zostać wykonana przez Ciebie? Rzuć okiem na całą swoją TO DO listę i dopisz wielką literę D przy zadaniu, które nadaje się do przekazania innej osobie. Weź pod uwagę, że często będziesz musiał kogoś wcześniej wdrożyć w dane zagadnienie, żeby był w stanie zrobić je poprawnie. W takim przypadku termin wykonania zadanie to termin przekazania go do wykonania innej osobie.
Podsumowanie: siódmy błąd – brak delegowania obowiązków. Rozwiązanie – przekazanie części swoich zadań innym pracownikom.
Mam nadzieję, że te sugestie pomogą Ci sprawnie zarządzać swoimi listami TO DO.
Powodzenia!
Zawodowo jestem najbardziej dumny z TEGO i TEGO.
Wierzę, że rozwój wynika ze zrozumienia.
Od ponad 10 lat związany jestem ze szkoleniami oraz konsultingiem. Pomagam firmom budować know-how i uczę pracować efektywnie i wydajnie.
