Know-How. Delegowanie zadań prostych, i trudnych [8/12]

Jest to wpis nr 8 (z 12) związanych z budową Know-How organizacji.
Gorąco rekomenduję przeczytać ją w formie darmowego Kursu online zapisując się na niego NA TEJ STRONIE.
Część 1 – KLIK
Część 2 – KLIK
Część 3 – KLIK
Część 4 – KLIK
Część 5 – KLIK
Część 6 – KLIK
Część 7 – KLIK

To już ósmy artykuł o Know-How (z 12). Idziemy do przodu! Dziś luźniejszy wpis, ponieważ mając w pamięci ostatnie zadania, prawdopodobnie nie chcesz, bym dokładał dużo kolejnych, czasochłonnych. Pomyślałem że podzielę się czymś, co pomoże Ci wykonać lepsze procedury.

Jak delegować pracownikom zadania, których „nie dało się” delegować wcześniej?

Pewnie po ostatniej częściowo możesz się domyślać. Każdy kierownik i właściciel firmy boryka się z zadaniami, których oddelegować nie może lub nie potrafi. Dzieje się tak dlatego, że znajduje się w kluczowym miejscu w procesie (np. wysoka sprzedaż) lub jest niezwykle złożona / odpowiedzialna.

Ale, czasami zadania złożone możemy podzielić na mniejsze. Jeśli np. zadaniem prezesa jest przygotowanie kluczowej oferty współpracy, może np. przygotować brief w paru punktach komuś, kto zgodnie z przygotowaną wcześniej instrukcją. Analogicznie sprzedawca może zlecić swojemu asystentowi (wsparcie sprzedaży) przygotowania 80% oferty pod klienta zgodnie z przygotowaną instrukcją, aby oszczędzić swój czas. Sprawdź zatem czy są zadania, które częściowo oddelegować osobom na niższych stanowiskach.

Bardzo ciekawe są historię firm, z którymi miałem okazję współpracować przy okazji zadań skomplikowanych. Wynika z nich, że najpopularniejsze błędy związane z procedurami i delegowaniem związane są z paroma czynnikami, takimi jak:

• jasne, jednoznaczne formułowanie zadań,
• używanie czasowników, które można wykonać. Należy pamiętać, że nie da się jasno wykonać „sprzedawania”, „szlifowania tekstu”, „poprawiania prezentacji”. Można natomiast „zadać określone pytania”, „skorzystać z przygotowanych wytycznych do poprawy tekstu” oraz „sprawdzić z checklistą wszystkie cechy prezentacji, takie jak wyrównanie napisów, uspójnienie czcionek i rodzajów zdjęć”

Oznacza to, że niektóre zadania, jak choćby przygotowywanie prezentacji, mogą mieć bogatą instrukcję, dobre praktyki, przykłady poprawnych i niepoprawnych prezentacji. Z kolei w dziale sprzedaży warto mieć pożyteczne i złe pytania które można zadać, a nawet prawidłowo przeprowadzone rozmowy handlowe, aby nowi pracownicy byli w stanie nauczyć się szybko od tych najbardziej doświadczonych.

Mam nadzieję, że pozwoli Ci to spojrzeć na budowę Know-How szerzej. Wielostronicowe instrukcje nie będą powstawać szybko, ale z biegiem czasu będą niezniszczalnym elementem dobrze funkcjonującej firmy.

Pamiętaj, że jeśli potrzebujesz krótkiej porady – możesz do mnie napisać odpowiadając na tego maila. Pomogę w miarę możliwości w Waszych zapytaniach.

Niektórzy od samego początku wolą, bym asystował im w całym procesie budowania Know-How w roli doradcy. Jeśli jesteś zainteresowany tego typu usługą, skontaktuj się ze mną odpowiadając na tego maila.

Pamiętaj, że jeśli potrzebujesz krótkiej porady – możesz do mnie napisać. Pomogę w miarę możliwości w Waszych zapytaniach.

Niektórzy od samego początku wolą, bym asystował im w całym procesie budowania Know-How w roli doradcy. Jeśli jesteś zainteresowany tego typu usługą, skontaktuj się ze mną.

Zapraszam do dziewiątej części poradnika dot. budowania Know-How.

Szymon Berbeka

Od ponad 10 lat związany jestem z branżą szkoleń i konsultingu. Uczę efektywniej pracować i skutecznie zarządzać. Pasjonuje mnie psychologia i marketing. Prowadzę 2 firmy. Moje wypowiedzi m.in. znajdziesz TU, TU i TU.
Zawodowo jestem najbardziej dumny z TEGO i TEGO.
Wierzę, że rozwój wynika ze zrozumienia.