Cyril Northcote Parkinson zauważył, że rzeczywisty czas, który zajmuje praca, rozszerza się w taki sposób, aby wypełnić czas na nią przewidziany. Spostrzeżenie to w 1955 roku zostało przez niego umieszczone w treści artykułu opublikowanego w „The Economist”. Tym sposobem chciał wyjaśnić dlaczego urzędnicy wykonują swoją pracę mało efektywnie, ale z biegiem czasu okazało się, że obserwacja ta opisuje także specyfikę funkcjonowania każdego niemal człowieka.
Zmień plan, aby zrobić coś szybciej.
W praktyce zatem, jeśli czas na wykonanie prezentacji to tydzień, to będziesz ją robić tydzień. Jeśli czas na wykonanie prezentacji to 2 dni, to będziesz ją robić 2 dni. Dlaczego tak się dzieje?
W realizacji zadania liczy się jedno – czas trwania danego zadania. Jeśli zrobienie odpowiedniego researchu do zrobienia prezentacji zajmuje dwie godziny, plan prezentacji zawiera 25 slajdów, a przygotowanie slajdu – a więc wybór odpowiednich zdjęć i wklejenie bądź napisanie odpowiedniej treści to średnio 10 minut – to łatwo wyliczyć, że na prezentację wystarczy nam trochę ponad 6 godzin pracy.
Te sześć godzin pracy na linii czasu można rozłożyć w taki sposób, by zrobić taką prezentację w jeden dzień. Powszechną tendencją jest jednak rozkładanie takiego zadania na cały okres, jakim dysponujemy. Jeśli więc mamy dzień, możliwe zrobić jest to w dzień. Jeśli mamy 2 dni, zrobimy np. research i pierwsze 3 slajdy pierwszego dnia, by dokończyć całość kolejnego dnia. W przypadku tygodnia czasu sprawa rozciąga się jeszcze bardziej.
Zaobserwuj, czym wypełniasz swoją linię czasu gdy możesz sobie na dłuższe realizowanie zadania? Czy są to inne zadania dla firmy, sprawy prywatne, marnowanie czasu w sieci, a może pogawędka przy kawie? Nie zawsze długi deadline oznacza, że marnujemy czas. Możemy go przecież wykorzystywać na inne ważne zadania. W praktyce, często jednak marnujemy.
Ćwiczenie:
Aby wykorzystać prawo Parkinsona w praktyce powinieneś ograniczyć swoje deadliny. Zrób to w następujących krokach.
- Najpierw oszacuj, ile czasu powinno zająć Ci zadanie. Rób to w skali godzinowej. Wraz z nabraniem praktyki będziesz coraz dokładniejszy w swoich szacunkach. W chwili obecnej, jeśli nie mierzysz czasu, na pewno trudniej Ci szacować takie rzeczy. Po jakimś czasie będziesz jednak w tym biegły. Jeśli masz kłopoty z tym by oszacować ile dokładnie czasu poświęcasz na określone zagadnienia, sprawdź ten wpis: Jak mierzyć czas pracy przy poszczególnych zadaniach?
- Następnie rzuć sobie wyzwanie, i zmniejsz swój deadline o 20%. Nie rozgłaszaj tego innym, ogranicz go sam dla siebie. Co istotne, w tym zadaniu nie chodzi o to, by zwiększać poczucie stresu czy narzucać sobie dodatkową presję. Podejdź do tego zadania jak do ciekawego doświadczenia, motywującego wyzwania albo eksperymentu. Po prostu eliminując braki koncentracji i pilnując, byś był w pełni skoncentrowany na zadaniu będziesz w stanie je szybciej osiągnąć.
- Sprawdź swój wynik. Czy dobrze oszacowałeś pierwotny czas potrzebny na wykonanie zadania? Czy dobrze pracowałeś? Na tyle. By ograniczyć o 20% czas zadania? No i wreszcie – czy cały eksperyment Ci się udał?
Jeśli nie, nic nie szkodzi. To był tylko eksperyment. Wyciągnij wnioski, zobacz jak możesz ustalić lepiej początkowy i przyspieszony deadline, i przy kolejnym zadaniu będziesz bliżej sukcesu.
Jeśli tak – sprawdź, czy przypadkiem nie rozciągasz nadmiernie swoich deadlinów. Być może planując, robisz to zbyt bezpiecznie? Zakładasz trudności których nie ma? Przewidujesz kłopoty, z którymi nie będziesz musiał się mierzyć? Jeśli tak – skróć deadliny następnym razem. W ten sposób faktycznie skorzystasz z prawa Parkinsona, i będziesz te same zadania robić szybciej.
Wpis Cię zaciekawił? Jesteś zainteresowany poprawą produktywności? Business Skills Academy na pewno Cię zainteresuje!
Zawodowo jestem najbardziej dumny z TEGO i TEGO.
Wierzę, że rozwój wynika ze zrozumienia.
Od ponad 10 lat związany jestem ze szkoleniami oraz konsultingiem. Pomagam firmom budować know-how i uczę pracować efektywnie i wydajnie.
