Użyj darmowej aplikacji toggl i lepiej zarządzaj czasem [+wideo]

W ramach eksperymentu ten wpis będzie zarówno w wersji wideo, jak również w wersji opisowej. Daj mi koniecznie znać w komentarzu jakiego rodzaju forma przekazu pasuje Ci bardziej.

——-

Czas jest wartością bardzo subiektywną. Potrafi dłużyć nam się w długiej kolejce, a szybko ucieka, gdy świetnie się bawimy i przyjemnie go spędzamy. Nasze intuicyjne „szybko” i „wolno” lubi nam jednak płatać figle, a wtedy nie potrafimy oszacować, ile czasu potrzebujemy na ważne i niezbędne czynności w ciągu dnia.

Jeśli będziesz chciał schudnąć, trener personalny będzie namawiać Cię do mierzenia kalorii, odstępów pomiędzy posiłkami, wagi i obwodu ciała. Jeśli wyrabiasz kondycję, naturalne będzie mierzenie ilości przebiegniętych kilometrów w czasie. W marketingu natomiast bez obliczania konwersji na każdym poszczególnym etapie znacznie trudniej jest przeprowadzać działania optymalizujące, poprawiać teksty/grafiki i ogólną sprzedaż.

Jeśli chcesz dobrze zarządzać czasem, od tego musisz zacząć: od mierzenia obecnej aktywności.

Mało kto liczył – i mało kto chce liczyć – ile czasu dziennie traci na aktywności, które nie są mu potrzebne, z których nic nie wynosi pożytecznego, a czasem nawet po których gorzej się czuje. Social media i YouTube potrafią zabrać bezpowrotnie długie godziny, których na koniec nam brakuje, gdy chcemy dokończyć jakiś projekt, mieć więcej czasu dla dziecka czy po prostu się wyspać. Warto jednak to liczyć, bo poza początkowym przerażeniem w niektórych przypadkach znacznie pomoże Ci planować, organizować się, dotrzymywać terminów i płynniej zarządzać swoim czasem.

Toggle to funkcjonalne i dostępne na wielu platformach narzędzie (online, desktop, Android, iOS), dzięki któremu możesz mierzyć wszystkie swoje aktywności, a następnie podejmować decyzję, co z tym zrobić. Zanim zacząłem pisać artykuły na bloga, myślałem, że jeden artykuł będę pisał 1–2 godziny. Ponieważ jednak w życiu napisałem już paręset artykułów i tekstów merytorycznych, okazało się to prostsze, niżby się wydawało. Jestem w stanie zarezerwować 20–25 minut czasu dziennie i w kolejne 10 minut wrzucić coś na bloga (po wyborze zdjęcia i sformatowaniu tekstu). Mając tę informację, wiem, ile i kiedy powinienem pisać, a kiedy nie – odkryłem, że jeśli nie napiszę całego artykułu naraz, to na powracanie do tematu tracę średnio 10 minut, z kolei o pewnych porach dnia idzie mi wolniej. Wymagało to jednak uruchomienia programu za każdym razem, gdy pisałem artykuł.

Podobnie jest w kwestii marnowania czasu – strony z informacjami, na których sprawdzałem aktualne wiadomości w różnych dziedzinach potrafiły mi zająć godzinę dziennie, z czego zupełnie nie zdawałem sobie sprawy. W kontekście niektórych projektów zauważyłem, że średnio na godzinę pracy jestem w stanie zarobić całkiem przyjemne dla mnie pieniądze, a niektóre projekty, mimo że na początku wydawały się prostsze, w praktyce ciągnęły się i w ogóle się nie opłacały. Gdybym jednak tego nie wiedział, mógłbym kolejny raz podjąć się tego samego – i znów stracić!

Pierwszym krokiem do zarządzania własnym czasem jest więc zmierzenie, co z nim tak naprawdę robisz: ile go marnujesz, ile wykorzystujesz produktywnie, a którą część mógłbyś oddelegować – bo zajmuje Ci dużo czasu, a hamuje Cię w miejscach, gdzie zarabiasz pieniądze. Jak to zrobić?

1. Wejdź na toggl.com i załóż darmowe konto.
2. Pobierz aplikacje mobilną i desktopową, jeśli potrzebujesz obu.
3. Mierz wszystko przez tydzień: sen, pracę, poszczególne aktywności w pracy, jedzenie, surfowanie po sieci, telefony służbowe, telefony do rodziny, zabawy z dzieckiem, podróż samochodem itp. Pogrupuj wszystko w projekty, żebyś lepiej zorientował się, na co tak naprawdę poświęcasz swój czas. Zrobisz to wszystko bez problemu – program jest bardzo intuicyjny w obsłudze.
4. Dopiero jak zmierzysz swoje aktywności – wyciągnij wnioski. Zadaj sobie pytania:

• Na czym tracę najwięcej czasu?
• Na co powinienem przeznaczyć więcej czasu? (I skąd go wezmę? Z jakiej aktywności zrezygnuję?)
• Co mógłbym robić szybciej? Może gdzieś jesteś w stanie zoptymalizować czas pracy (nauka szybkiego czytania, pisania itp.).
• W jakich kontekstach nie robię nic? Być może czasami jesteś zawieszony i czekasz na coś, a mógłbyś ten czas spożytkować, np. czekając na pociąg/samolot?
• Ile czasu rzeczywiście potrzebujesz na określone zadania? Mnie wielokrotnie zdarzało się, że planowałem za dużo do zrobienia na dany dzień (i połowę musiałem przenosić na następny) albo robiłem rzeczy szybciej (i na kolejne pół dnia dawałem sobie taryfę ulgową, przeglądając social media). Dzięki wiedzy, ile potrzebuję czasu na każdą czynność, mogę planować precyzyjniej i robić tyle, ile się da – nie więcej i nie mniej.

Powyższy tekst napisałem w 27 minut i 23 sekundy.

Następnie mogę sprawdzić dashboard, a toggl pokaże mi, ile czasu w danym tygodniu poświęciłem na bloga, ile na mój główny projekt (Business Skills Academy), ile na obowiązki domowe, a ile na projekty marketingowe. Będę mógł dany tydzień porównać do poprzedniego i sprawdzić, czy z czasem tempo pisania i załatwiania zadań przyspiesza, maleje czy utrzymuje się na danym poziomie.

Jednym z ważniejszych odkryć, których się nie spodziewałem po tym programie, była obserwacja, że picie kawy na przestrzeni całego dnia obniża moją produktywność o ok. 10–15%. Spodziewałem się raczej odwrotnych wyników. W efekcie nie piję już kawy drugi miesiąc Drugim niezwykłym odkryciem jest fakt, że z włączonym timerem z programu pracuję szybciej – czas przecież leci na moich oczach, więc dopiero jak skończę dane zadanie, będę mógł się oderwać, żeby coś zjeść.

Jeśli natomiast pracujesz w teamie bądź zarządzasz zespołem, warto, żebyście wspólnie mierzyli Waszą pracę i czas, jaki przeznaczacie na dane zadania, klientów i wątki. Optymalizując pracę zespołową, jesteście w stanie lepiej wyceniać projekty, szybciej je wdrażać i być wśród firm, które oddają wszystko w terminie

Czego Tobie i Wam życzę.

Szymon Berbeka

Od ponad 10 lat związany jestem z branżą szkoleń i konsultingu. Uczę efektywniej pracować i skutecznie zarządzać. Pasjonuje mnie psychologia i marketing. Prowadzę 2 firmy. Moje wypowiedzi m.in. znajdziesz TU, TU i TU.
Zawodowo jestem najbardziej dumny z TEGO i TEGO.
Wierzę, że rozwój wynika ze zrozumienia.