Najpopularniejsze błędy w mapowaniu procesów [4/12]

Jest to wpis nr 4 (z 12) związanych z budową Know-How organizacji.
Gorąco rekomenduję przeczytać ją w formie darmowego Kursu online zapisując się na niego NA TEJ STRONIE.
Część 1 – KLIK
Część 2 – KLIK
Część 3 – KLIK

Jak poszło Ci zadanie z ostatniego artykułu? Udało Ci się stworzyć mapę procesów dla Twojej firmy lub działu? Jak wygląda? Prześlij ją do mnie mailem – chętnie rzucę okiem. Dziś powiemy sobie o najpopularniejszych błędach w tworzeniu mapy procesów. Wyeliminuj je ze swojej mapy, jeśli Ci się przytrafiły.

1. Procesy nie odzwierciedlają rzeczywistości.

Zdaje sobie sprawę, że podczas tworzenia mapy mogło przyjść Ci do głowy parę usprawnień, lub zdałeś sobie sprawę że proces powinien wyglądać inaczej. Mapa procesów powinna jednak odzwierciedlać rzeczywistość i tylko nią.

Jeśli więc Twój dział handlowy po otrzymaniu maila ustala ze sobą telefonicznie / przez biurko kto zajmie się zapytaniem – to powinno to być odzwierciedlone na mapie, mimo że może być wysoce nieefektywne. Dlaczego? Ponieważ jeśli mapa nie odzwierciedla rzeczywistości, nijak się ma do firmy i tego co w niej się dzieje – jest wytworem iluzji, przekonań jej twórcy, i niczym więcej.

Spokojnie, jeszcze będzie okazja nanieść poprawki – po to rozpoczęliśmy ten proces

2. Nie wiesz, że rzeczy działają inaczej.

W wielu firmach wizja pracodawcy/kierownika jest zupełnie inna niż rzeczywistość pracowników. Mało tego – bardzo często to oni, z racji wykonywania zadań u samych podstaw muszą wymyślać skuteczne sposoby na radzenie sobie z niepasującymi zasadami, instrukcjami i procesami do potrzeb klientów lub możliwości zespołu. W praktyce więc inną mapę procesów naszkicuje szef, inną jego pracownicy. I wiesz co? To oni częściej mają większe pojęcie, jak wyglądają rzeczy na szczegółowym poziomie.

3. Nie uwzględnienie całego procesu, tylko jakiś wycinek.

W wielu początkowych mapach widzę proces który zaczyna się np. od sprzedaży lub obsługi klienta. Tak jakby klienci magicznie pojawiali się w firmowych CRMach i był to start procesu. W efekcie rysowane mapy są niekompletne, i nie uwzględniają wielu okoliczności, które często zdarzają się w firmie.

Ćwiczenie:
Aktualizuj mapę procesu w Twojej firmie / Twoim dziale uwzględniając dzisiejsze uwagi. Poświęć na to godzinę w ciągu najbliższych 2-3 dni. Wtedy przejdziemy do kolejnych kroków.

Pamiętaj, że jeśli potrzebujesz krótkiej porady – możesz do mnie napisać. Pomogę w miarę możliwości w Waszych zapytaniach.

Niektórzy od samego początku wolą, bym asystował im w całym procesie budowania Know-How w roli doradcy. Jeśli jesteś zainteresowany tego typu usługą, skontaktuj się ze mną.

Zapraszam do piątego wpisu nt. Know-How.

Szymon Berbeka

Od ponad 10 lat związany jestem z branżą szkoleń i konsultingu. Uczę efektywniej pracować i skutecznie zarządzać. Pasjonuje mnie psychologia i marketing. Prowadzę 2 firmy. Moje wypowiedzi m.in. znajdziesz TU, TU i TU.
Zawodowo jestem najbardziej dumny z TEGO i TEGO.
Wierzę, że rozwój wynika ze zrozumienia.