Jedną ze skuteczniejszych metod podnoszenia osobistej produktywności jest wyznaczanie kolejności codziennych zadań. Poznajemy wówczas nasze priorytety, wiemy dokładnie nad jakimi zadaniami powinniśmy się zajmować w pierwszej kolejności, a także – jeśli możemy z dystansu określić, czy nasze codzienne zadania są w rzeczywistości ważne, czy może część z nich niepotrzebnych, i powinniśmy z nich zrezygnować. Najpopularniejsza metoda, która pozwala organizować swoje priorytety, to matryca Eisenhowera.

W dzisiejszych czasach często narzekamy na brak czasu oraz nadmiar spadających na nas obowiązków. Często borykamy się z wyborem pomiędzy własnymi przyjemnościami a pilnymi obowiązkami. Nie znajdujemy czasu dla naszych bliskich i znajomych, natomiast szef oczekuje od nas większego zaangażowania i dyspozycyjności. Nie raz marzymy o tym by doba trwała 48 godzin, tak abyśmy zdążyli zrealizować wszystko,, co uprzednio chcieliśmy. Matryca, macierz bądź siatka Eisenhowera, ponieważ można spotkać się z różnymi nazwami tej metody, to sposób byłego prezydenta Stanów Zjednoczonych  Dwighta Eisenhowera, na świetne zarządzanie czasem. Matryca nazwana jego nazwiskiem składa się z czterech prostokątów, które należy wypełnić własnymi zadaniami.

Jak stosować matrycę Eisenhowera?

macierz-eisenhowera-pelna

 

 

 


 

 

W pierwszej ćwiartce znajdują się zadania ważne i pilne. To wszystkie te zadania, które obarczone są krótkim terminem wykonania, które wydarzają się nagle i które sprawiają, że wszystko inne schodzi na dalszy plan.

Wykonywanie tych zadań ma priorytet i pozwala utrzymać równowagę w życiu zawodowym. Po wykonaniu zadania z I ćwiartki odczuwamy odprężenie, a same zadania z tej puli są często stresujące. Przerwij czytanie tego wpisu i narysuj matryce na kartce papieru. Gdy to zrobisz, uzupełnij pierwszą ćwiartkę zadaniami, które pasują do tej kategorii.

A teraz druga ćwiartka. Tu znajdują się te zadania, które są najważniejsze i najbardziej obiecujące dla nas i naszej pracy. To duże projekty, z których Ty i firma możecie skorzystać najbardziej. Najczęściej mają odległy termin, można je zaplanować i konsekwentnie realizować.  Wypisz je w drugiej ćwiartce, w prawej-górnej części matrycy.

Teraz przejdziemy do trzeciej ćwiartki, a więc zadań pilnych, ale nieważnych. To wszystkie sprawy na już, które nie mają większego znaczenia dla naszej pracy, ważnych projektów czy rozwoju. Najczęściej są ważne dla kogoś innego, czasami są to nic nie wnoszące zebrania w pracy. Zdarza się, że są to prośby pt. znajdź umowę, albo wyślij mi maila – które są pilne bo nie pozwalają drugiej osobie pracować, ale nie tak ważne dla nas. Wypisz je w trzeciej ćwiartce.

Teraz przejdziemy do czwartej, ostatniej ćwiartki. Są tu rzeczy niepilne i nieważne. Są to zadania, które zabierają czas, ale nie wnoszą nic do naszego życia czy rozwoju. Czasami jest to uporządkowanie magazynku w firmie, czasami po prostu uciekający czas na Facebooku. Wypisz tu wszystkie aktywności w pracy, które pasują do tej ćwiartki.

Teraz jest czas na przyjrzenie się uzupełnionej matrycy. Gdzie zadań jest najwięcej? Które zabierają ci najwięcej czasu?

Z ćwiartki pierwszej? Możesz mieć za dużo stresu i sytuacji kryzysowych. Z drugiej? Najprawdopodobniej pracujesz na swój sukces długoterminowo i harmonijnie. Z trzeciej? Możesz czasami czuć, że jesteś pozbawiony kontroli nad swoimi zadaniami i pracą. Z czwartej? Cóż.. Wiesz, że marnujesz swój czas.

Wykreślaj, by nie marnować czasu.

Kluczem do efektywnego wykorzystania matrycy Eisenhowera jest wyeliminowanie zadań z czwartej ćwiartki i próba zminimalizowania tych z trzeciej – np. poprzez delegowanie albo procesy automatyzacji tam, gdzie to możliwe. Uwolniony czas, przede wszystkim z czwartej ćwiartki powinien zostać wykorzystany do tego, by intensywniej pracować nad zadaniami z drugiej ćwiartki. Dlaczego? Ponieważ, jeśli będziemy intensywniej pracować nad dużymi, ważnymi projektami, wówczas będziemy w stanie przewidzieć i wyeliminować większość sytuacji kryzysowych (tych z 1 ćwiartki) i zamiast robić rzeczy na ostatnią chwilę, zrobimy je wcześniej.

Napisz w komentarzu jakie są twoje sposoby na to, by wyeliminować po jednym zadaniu z ćwiartki 3 i ćwiartki 4.

Interesują Cię tematy związane z produktywnością? Sprawdź Business Skills Academy.

Szymon Berbeka on sabyoutubeSzymon Berbeka on sablinkedinSzymon Berbeka on sabinstagramSzymon Berbeka on sabgoogleSzymon Berbeka on sabfacebook
Szymon Berbeka
Szymon Berbeka
Od ponad 10 lat związany jestem z branżą szkoleń i konsultingu. Uczę efektywniej pracować i skutecznie zarządzać. Pasjonuje mnie psychologia i marketing. Prowadzę 2 firmy. Moje wypowiedzi m.in. znajdziesz TU, TU i TU.
Zawodowo jestem najbardziej dumny z TEGO i TEGO.
Wierzę, że rozwój wynika ze zrozumienia.