Jak automatyzować działania firmy przy pomocy Know-How? [12/12]

Jest to wpis nr 12 (z 12) związanych z budową Know-How organizacji.
Gorąco rekomenduję przeczytać ją w formie darmowego Kursu online zapisując się na niego NA TEJ STRONIE.
Część 1 – KLIK
Część 2 – KLIK
Część 3 – KLIK
Część 4 – KLIK
Część 5 – KLIK
Część 6 – KLIK
Część 7 – KLIK
Część 8 – KLIK
Część 9 – KLIK
Część 10 – KLIK
Część 11 – KLIK

To już finałowy artykuł. Przed Tobą ostatni BOSS – Automatyzacja.
Opowiemy sobie na pytanie „w jaki sposób automatyzować działanie firmy, abyś Ty miał wolny czas podczas gdy firma przynosi zyski?”

Piszę o tym, ponieważ jest mnóstwo drobnych przedsiębiorców, którzy są głównymi kołami zamachowymi firmy, dostarczycielami klientów, zarządzają ręcznie wieloma procesami (tzw. micromanagement) i sami są na pierwszej linii z klientami.

Jak największa automatyzacja działań firmy jest celem ostatecznym wielu przedsiębiorców. Dla właścicieli najczęściej wiąże się to z zatrudnieniem Prezesa, i doglądaniu czy firma idzie we właściwą stronę. Dla kierownika działu oznaczać może dużą ulgę, gdy wyniki działu są nadzwyczaj dobre, a sam może skoncentrować się na kierunkach rozwojowych – dla działu, oraz dla siebie (np. wspinanie się w korporacyjnej hierarchii, i objęcie swoim nadzorem większej ilości działów lub pozostanie członkiem zarządu do określonych spraw, którym wcześniej nadzorował).

Jak to wygląda u mnie?

W Business Skills Academy od samego początku nastawiałem się na pełną automatyzację rozwiązania z wykorzystaniem systemu IT. Od pomysłu do realizacji minęły 2 lata. Dziś są 2 obszary, w jakich biorę udział – sprzedaż oraz kluczowe partnerstwa. Całe rozwiązanie, które dla pracowników jest dostarczane w ciągu 365 dni – jest zautomatyzowane. Jednak nie jest to nic zaskakującego w biznesie cyfrowym.

W Narysujto biorę udział w sprzedaży i czasami tworzeniu scenariusza, ale już od etapu zamówienia projekt ma przypisanego swojego Project Managera, który prowadzi projekty w systemie, który służy do zarządzania pracą pracowników. Skorzystaliśmy z Bitrix24. W dowolnej chwili, za pomocą tego narzędzia i jednego pliku Excel widzę stan wszystkich projektów, korespondencję z klientami i urlopy pracowników. Wysyłanie ofert stało się dla nas bardzo proste, gdyż uprościliśmy cały proces wyceniania. Z kolei prowadzenie projektów zawiera w sobie 3-4 gotowych maili do klientów, które wszystko upraszczają. Dojście do tej wiedzy i przetestowanie jej zajęło jednak 2,5 roku budowy biznesu od podstaw. Dziś mogę się zastanawiać w jaki sposób sukces mogę powtórzyć na zagranicznym rynku z X-Animations – to na chwilę obecną, zupełnie mi nie wychodzi

Do tego prowadzę jeszcze indywidualne doradztwa dla firm i tworzę narzędzie do automatyzacji tych konsultacji (aplikacja wykona moją 2-dniową pracę w ciągu 2 godzin). To aktualnie zabiera mi dużo czasu, ale jestem w trakcie budowania modelu.

Do tego jeszcze mam poboczny projekt związany z LinkedIN.

Jak więc widzisz – część rzeczy mi się udało, a część jest „in progress”. W niektórych przypadkach (jak x-animations) nie idzie mi najlepiej, można więc uznać je za porażkę.

Piszę to dlatego, żebyś zdawał sobie sprawę w jakim punkcie sam jestem. Nie mam wielu ogromnych przedsiębiorstw, które zarabiają dla mnie miliony. Ale mam nadzieję być na drodze paru naprawdę świetnych biznesów, które z założenia – powinny pracować na siebie latami.

W jaki sposób automatyzować działanie biznesu?

Po pierwsze powinieneś pamiętać, że:

• wiele osób, które dopiero się uczy, z chęcią i pasją wykona te zadania, które Ty wykonujesz od lat i już jesteś nimi znudzony. A ponieważ będą wkładać w to więcej serca, to z odpowiednim procesem, będą one wykonywane lepiej, niż gdybyś zajmował się nimi Ty,
• oznacza to, że powinieneś myśleć o tym, w jaki sposób jak największy obszar swoich kompetencji i zadań przekazywać do zespołu. A to skłoni Cię do rozmyślań nt. tego kogo potrzebujesz zatrudnić, jaką wiedzę musisz dla nich zebrać, i jak krok po kroku uwalniać swój czas,
• musisz też zastanowić się, czy od samego początku ten czas chcesz wykorzystywać na odpoczynek, czy może lepiej będzie go poświęcić na uruchomienie wartościowych, długofalowych projektów? U mnie takimi projektami było stworzenie contentu, strategia SEO, znalezienie odpowiednich copywriterów dla NarysujTO, i znalezienie optymalnych ustawień kampanii, abyśmy mogli pozyskiwać z rynku dużą ilość leadów sprzedażowych. To wzmocniło fundamenty firmy, podczas gdy ja sam mogłem z większym spokojem zajmować się innymi projektami.

Software
To kluczowa kwestia. Człowiek, nawet najlepszy, bywa zawodny. Ale większość procesów i gotowych procedur można „wpisać” w narzędzia, które będą go wykonywać razem z pracownikami. Wspomniany Bitrix to jedna z opcji, ale jest ich mnóstwo. Asana, ClickUp, Monday i Oferteo to jedne z ciekawszych rozwiązań które warto rozważyć. Wiele z nich oferuje tzw. Workflow – konfigurowalny przepływ informacji w firmie, aby jeden program zastąpił wiele źródeł komunikacji (mail, sms, watsapp) i archiwizował wszystkie dokumenty w wygodnej dla pracowników formie.

Z procesem i procedurami – wiesz dokładnie co i jak poukładać. Wdrażając to do cyfrowego narzędzia, wiele rzeczy będzie działo się za Ciebie i Twoich pracowników, a Ty zyskasz prosty i czytelny dashboard do kontroli procesów.

Mam nadzieję, że mój kurs pomoże Ci rozwinąć Know-How firmy. Jestem szczerze zaciekawiony, jak Ci się podobał. Jeśli możesz – odpisz na tego maila informując mnie o szczegółach

Wszystkiego dobrego!

—–

Pamiętaj, że jeśli potrzebujesz krótkiej porady – możesz do mnie napisać. Pomogę w miarę możliwości w Waszych zapytaniach.

Niektórzy od samego początku wolą, bym asystował im w całym procesie budowania Know-How w roli doradcy. Jeśli jesteś zainteresowany tego typu usługą, skontaktuj się ze mną.

Szymon Berbeka

Od ponad 10 lat związany jestem z branżą szkoleń i konsultingu. Uczę efektywniej pracować i skutecznie zarządzać. Pasjonuje mnie psychologia i marketing. Prowadzę 2 firmy. Moje wypowiedzi m.in. znajdziesz TU, TU i TU.
Zawodowo jestem najbardziej dumny z TEGO i TEGO.
Wierzę, że rozwój wynika ze zrozumienia.